購買管理システムの種類と選び方
購買システムは、各社で数多くのサービスが展開されています。購買管理システムの種類や選び方を、わかりやすくまとめました。
購買システムの種類
購買システムには2つの種類があります。メリット・デメリットを踏まえて、詳しくまとめました。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社建物の中にネットワークやサーバー設備を導入するタイプの購買管理システムです。自社に設備を導入するため、企業の方針変換に応じてその都度カスタマイズが可能。また、これまで使用していた社内システムとの連携しやすく、柔軟性の高さがメリットでしょう。社内に対応できるスタッフがいる場合、高い購買管理システムクオリティを構築できそうです。
一方で、オンプレミス型は購買管理システム導入から実用するまでに数ヶ月単位で時間がかかり、システムの初期コストが高い点がデメリットとして挙げられます。また設置場所の確保も必要ですが、場所移動が容易にできません。一度設置したら簡単に移動できないことも、懸念点と言えるでしょう。
クラウド型
クラウド型はネット上でデータを管理するため、物理的にサーバー設置の必要がない購買管理システムです。クラウド型サービスを提供している会社と契約するだけで、購買管理システムを導入できるので、時間をかけずスムーズに利用スタートできます。オンプレミス型よりもリーズナブルに導入でき、利用した分だけ料金を支払う手軽さがメリットでしょう。特別な知識を必要とせず、簡単に工場システムを社内に導入できそうです。
一方でクラウド型は、決められたサービスの中からプランを選択して契約します。自社仕様にカスタムしにくく、オンプレミス型と比較すると自由度が低い点はデメリットとして挙げられます。また、導入コストは抑えられても利用料金を継続して支払う点を考えると、結果的にオンプレミス型よりも高くなることも懸念点と言えるでしょう。
機能別！購買システム3種類
オールラウンドタイプ
オールラウンドタイプは、間接材・直接材どちらも柔軟に対応できるシステムです。取り扱えるものが幅広く、購買業務全般をカバーできます。人事や会計関連のシステムとも連動できるタイプもあり、コンプライアンスやそのほか購買業務以外の効率化もサポートできるものも。多種多様な購買業務全般で効率化を図りたいなら、検討したい機能です。
間接材購買特化タイプ
間接材の購買業務に特化したタイプです。間接材とは、製品生産に不可欠な資材以外に必要な補助的材料を差し、加工するための工具・器具類、消耗品、文房具といったオフィス用品などがそれにあたります。一時ではなく継続的に必要となるため、コストも考えなければなりません。間接材購買特化タイプは間接材の購買業務の効率化を図り、人と費用のコストダウンに寄与します。
特定業務特化タイプ
特定の業務の効率化を図りたいときに適している特定業務特化タイプ。オールラウンドタイプは幅広い対応ができても、特定業種・特定業務では不十分というケースもあるのです。たとえば「製造」の見積もりだけに特化したタイプや、グローバル展開をしている企業に適した複数の言語や通貨に対応できるシステムが、特定業務特化タイプにあたります。
購買管理システムの選び方3つのポイント
オンプレミス型・クラウド型や機能別購買システム、それぞれメリットやデメリットがありますが、購買管理システムを導入する際のポイント3つを意識しましょう。
その1：購買管理システムを導入して自社課題がクリアできるか？
まずは「なぜ購買管理システムを導入するのか」「導入するとどのような効果や利益が得られるのか」を検討しましょう。購買管理システムで解決したい課題を詳細に把握すれば、どのタイプが効率的なのかが見えてきます。発注業務コストの削減やヒューマンエラーの防止など、自社課題を解決できる購買管理システム項目をチェックしましょう。資料を比較しつつ、営業担当者とこまめにやり取りするのが良い進め方です。
その2：これまでのシステムと連携できるか？
従来のシステムとデータ連携ができる購買管理システムを選ぶと、スムーズに移行できます。移行までのスピードや費用などを事前に確認しましょう。請求書や発注管理以外にも、蓄積したデータの活用でどれだけ業務効率化が図れるかしっかり把握しておきたいところです。
その3：アフターフォロー体制は充実しているか？
導入して終わりではなく、導入後のアフターフォローはどこまで対応しているのかをチェックしましょう。
導入直後はフォローアップが比較的手厚いのですが、スタッフが変わるとイチからやり直しということもあるので、指導サービスがあると便利です。
トラブル発生時にスムーズに対応できる体制があるかも確認しておきましょう。担当者の対応力も、賢い購買管理システム選びのコツと言えます。
