ここでは購買管理システムの契約管理機能について、概要やメリット、実際の製品事例について解説します。
「契約管理機能」とは、購買に関する契約を管理する機能のことです。契約が締結された日時や内容、条件などを管理できます。また契約が更新・満了・終了する際にリマインド通知を送信する製品も少なくありません。情報と契約書をひもづけて保存できることから、契約関連の情報を整理・管理するために役立ちます。
購買管理システムにおいて契約管理機能を用いる理由は、契約に関する情報を整理するためです。情報や文書を一元管理できるようになるため、契約が多く煩雑になりがちな企業であれば情報の整理に欠かせない機能となるでしょう。
契約管理機能のメリットは、契約書が検索しやすくなること、紙の保管場所が不要となること、セキュリティ強化につながることの3つです。
システムであれば検索機能があり、確認したい契約書を検索するだけで見つけ出せます。データで保存されるため保管場所も不要になり、ペーパーレス化にもつながるでしょう。
さらに閲覧権限を設定できる購買システムも多く、紙媒体で保管したり、その他の方法でデータ保管するよりもセキュリティ強化につながることもメリットです。
Procurement Cloudから提供されている購買管理システムは、JIIMAの「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。契約書だけでなく見積書や発注書、請求書の管理・作成が行える製品です。すべてをデータ化できれば、ファイリング作業で業務が煩雑になってしまうことも防げます。
テンプレートが用意されている購買管理システムであり、契約管理とともに契約書の容易な作成ができる魅力があります。またMicrosoft Wordの条項ライブラリを使用することにより、契約にかかる時間を短縮できることから、契約数が多い場合に役立つでしょう。
サブスクリプションでの契約に対応する購買システムです。契約や納品、請求に関する情報管理はもちろん、会計システムとの連携にも対応しているため、売上や請求に関する情報も一元管理できます。商談をしてから受注をし、販売し、請求。そして会計システムへのデータ移行までをスムーズにする製品です。
購買管理システムの契約管理機能は、契約に関する情報を一元管理し、検索しやすいようにするために役立つものです。紙媒体で保管するよりもセキュリティを強化でき、保管場所も必要ありません。契約の件数が多い企業にとっては大きな魅力がある機能です。
以下のページでは購入費用と実績で比較した、おすすめの購買管理システムをご紹介しています。これから購買システムの導入を検討しているなら、以下のページを参考にしながら自社に適したものを選んでください。
購買管理システムを選ぶうえで、まずおさえておきたいのが導入実績・事例です。ここではネット上に出回っているあらゆる購買管理システムを調査し、導入実例や社名ありの事例を公式HPに記載しているメーカーの製品をピックアップ。導入費用・実績・パンチアウト接続(サプライヤサイトに直接アクセスできる)で比較してみました。(2021年5月調査時点)
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商品名 | 導入費用 (※独自調査による参考値) |
導入実績・企業例 | パンチアウト接続が 可能なサプライヤ |
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SOLOEL | Lightは200万円~ Enterpriseは 1,000万円~ |
600社以上 大阪ガス、オムロン、カネカ、カシオ、神戸市、大京、大成建設、野村ホールディングスなど |
34社 ASKUL、アズワン、Amazon Business、大塚商会、紀伊国屋書店、キングコーポレーション、コクヨ、チップワンストップ、DELL、東京硝子器械、トラスコ中山、ビックカメラ、ミスミ、ミドリ安全、MonotaROなど |
coupa | 1,000万円~ | 2,000社以上 三菱重工など |
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SAP Ariba | 3,000万円程度 | ※社数の記載はなし 横浜ゴム、日東電工など |
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