検収業務とは?業務の効率化はできるの?

検収業務とは仕入れ先から受け取った商品などの内容と、発注内容に違いがないか確認するための作業です。検収業務における書類や確認事項や、購買管理システムによる収業務の効率化についてまとめています。

そもそも検収とは?

検収とは仕入れ先や下請け業者から届けられた製品について、自社が発注した内容と、届いている内容に相違がないか確認する作業です。

検収業務では発注した内容に基づいて、届いた商品の数量やサイズ・型番に誤りがないか、不良品や不具合品が混入していないかチェックします。

検収業務が完了すれば、確認して問題がなかったことを証明する「検収書」を作成し、仕入れ先へ送付・送信します。言い換えれば、不良品や数量不足を見落としたまま検収書を作成してしまうと、その後の責任は自社に移るということでしょう。

入荷~検収業務の流れ

仕入先からの入荷

仕入れ先から商品や製品、部品などが届いたら、それらを発注済みデータの内容と照らし合わせます。商品を受け取るときに、「納品書」や「受領書」といった書類が発生することもあるでしょう。

商品が届いて入荷した時点では、まだ検収が完了していないため、あくまでも商品は仮受の状態です。

なお検収作業は、品物の授受において発生するだけではなく、プログラムや原稿など物体として存在していない成果物においても行う必要があります。

検収業務

検収業務は発注した内容と受け取った内容との間に違いがないか、受け取った商品や成果物に問題がないかなど、多角的な検証によって行われます。

検収業務では必ず発注書や指示書と、実際に納品された内容との間で確認することがポイントです。事前の発注内容を無視して検収業務を行うことは不可能であり、もし発注内容とは異なる問題や不具合が見つかれば、直ちに仕入れ先へ連絡して追加の納品や修正を依頼します。

入荷・検収業務に必要な書類

納品書

納品書とは仕入れ先や下請け業者が、商品や成果物を運んで納品したことを示すために使われる書類です。基本的に、仕入れ先の企業や下請け業者が作成し、親会社や依頼主へ渡します

納品書を受け取った時点では、品物や成果物を受け取っただけであり、検収が完了していません。納品後の検収業務によって不具合等が発覚することもあるでしょう。

受領書

納品書と同様に仕入れ先や下請け業者によって作成され、品物を受け取った親会社や依頼主がサインする書類です。ただし受領書は「商品を受け取った」ことを証明するための書類であり、受領書の原本は親会社がサインをした上で下請け業者へ返却されます。

中には納品書のコピーや複写式用紙に、親会社が受領印などを押して、そこへ改めて仕入れ業者がサインし、受領書と納品書(コピー)という形で相互に証明書を保有することもあります。

検収書

検収書とは検収業務を行い、納品内容に問題がないことを親会社や依頼主が認めていると証明するための書類です。検収書を作成するのは、商品や成果物を納品された親会社や依頼主であり、下請け業者や仕入れ業者は検収書を受け取った時点で納品が完了したと理解できます。そのため検収書は安易に発行せず、正しく検収業務を終えてから適切に発行することが肝心です。

検収書は絶対に発行しなければならないという決まりもありません。口頭で検収完了を伝えて、検収書を作成しないまま納品作業を完了するパターンもあるでしょう。後でトラブルにならないよう、正しく検収業務を実施したことを書面に残す方が無難です。

入荷・検収業務における確認事項

納品物と発注内容が一致しているか

納品されたり提出されたりした物品や成果物が、発注書に記載されている内容と相違ないか、正しく確認して検収業務を終えることが重要です。

もしも発注書の内容に対して数量が少なかったり、約束されていた仕様や形状と異なっていたりした場合、速やかに仕入れ業者や下請け業者へ連絡して、修正や再納品を求めてください。

一度に取引する内容が多かったり、商品の種類が多岐にわたったりすると、思いがけないヒューマンエラーが起こりやすくなります。検収業務の不備は、後にトラブルへつながりかねないため正確に務めなければなりません。

検収書の発行元

検収書をいつ・誰が発行しているのか、検収業務を担当した者のサインはあるかなど、検収書そのものにも不備がないことを確認してください。

特に「誰が検収を行ったのか」、「検収書の発行元が誰であるか」という情報がなければ、確かに検収が行われた証明にならないため、検収書として不十分です。

検収書の送付方法

検収書の送付方法について相互に確認しておく必要があります。例えば少数・少量の納品であった場合、その場で速やかに検収業務を終えられるかも知れません。しかし大量の製品が納品された場合、検収業務に時間がかかる可能性もあります。

また企業としてペーパーレス化を推進している場合、紙ベースの検収書でなくデータベースのやりとりを希望することもあるでしょう。

そのため検収書の送付方法や形式などは、必ず事前に取引先と共有しておきます。

取引先への支払期限

検収が完了した時点で納品・納入に問題がなかったと認められるため、次は親会社や依頼主から取引先へ商品の対価を支払います。この時、料金を支払う期限について適切に共有しておかなければなりません。

効率化する購買管理システム

入力ミスが削減できる

購買管理システムを利用すると、在庫状況や受発注の内容がデータ化されます。データ化されることで、確認時の数え間違いや受発注の数量間違いなどのヒューマンエラーを予防できるでしょう。また誰かの入力ミスによって数字の矛盾が生じた場合、速やかに察知・確認できるため問題の深刻化を予防できます。

検収書が必要なものだけ自動で発行できる

検収を終えた分から必要な範囲を選択して、検収書を自動で発行できることもポイントです。自動発行によって検収業務の効率化を高められます。取引先にとっても速やかな確認によって次の業務へ進みやすくなるでしょう。

そのため購買管理システムの導入は、検収業務を行う親会社や依頼主だけでなく、下請け業者や仕入れ先にとってもメリットを得られると言えます。

データ管理がしやすい

各種商品のデータや在庫状況などを購買管理システムで管理することで、確認すべきポイントを即座にチェックすることが可能です。またリスクのある内容や、以前に問題のあった項目などをピックアップしておけば、次の検収業務でダブルチェックを行うといった対策に繋がります。

郵送の手間・コスト・時間が短縮できる

購買管理システムによってペーパーレス化やシステム化を進めることで、検収書を印刷したり手作業で記入したりといった手間の節約が可能です。また従来はコピーや郵送で対応していた検収書の発行も、PDFなどのデータを送信することで、消耗品のコスト削減につながる上、相手に検収書が届くまでの時間の短縮にもなります。

まとめ

購買管理システムは検収業務を効率化し、人間による作業では起こってしまいがちな見落としや書き間違い、入力ミスといったヒューマンエラーの防止に効果的です。ペーパーレス化やシステム化による作業効率の向上に役立つため、取引する双方の会社へのメリットに繋がります。

ただし購買管理システムにもさまざまな種類があり、導入メリットを追究していくためには、自社のニーズや作業に合致したシステムを、比較・検討しなければなりません

当サイトではさまざまな購買管理システムを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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