支払通知書とは？

支払通知書を発行することで金額ミスが減らせるなどのメリットがあります。このページでは支払通知書とは何か、請求書との違いなどを紹介するので参考にしてください。

支払通知書の役割

支払通知書とは取引が完了しており支払いが確定しているものに関して、その内容を通知する書類のことです。取引を行った日時・案件名・金額などを明記しており、支払先に対し、支払い側がこの内容で支払うという書類になります。もし書類を受け取った場合には、両者ともに内容が相違ないかを確認しなければなりません。

この書類を発行することで金額の相違ミスを防ぎやすくなり、経理業務の円滑化や請求業務のやり取りが不要、記載・源泉徴収漏れが防げるなどのメリットがあります。

この支払通知書は法的効力も認められており、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間の保管義務が生じます。そのため重要な書類として、厳密に管理しなければなりません。

支払通知書と請求書の違い

支払通知書と請求書を同じような書類だと勘違いしているケースがあります。請求書とは支払う側に対し、支払い先が提供した商品やサービスの費用を請求するための書類のことです。一方、支払い通知書とは支払い先に対して支払う旨を通知するための書類なので、全く異なります。支払通知書だけでなく、請求書も発行することで取引の金額ミスや内容の相違などを減らせるといったメリットがあるでしょう。

他にも支払明細書とも間違いやすいですが、これは確定した金額が掛かれた書類のことです。支払い通知書と同じような役割がある書類となり、給与明細やクレジットカードの利用明細など多岐に活用されています。

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管理が手間に感じたらシステムの利用も検討

必ずしも支払通知書の発行をしなければならないわけではありません。ただミスなどを防げるなど、支払業務をスムーズにするためには必要な書類となります。そのため発注先・受注先共にメリットが多いので、発行した方が良いでしょう。しかし枚数が多ければ、入力や発行・郵送などの手間がかかり、業務の負担が大きくなることも。少しでも管理に手間がかかると感じれば、購買管理システムの利用も検討してください。購買管理システムを導入することで、経理業務の効率化が大幅に図れるといったメリットがあるでしょう。