既存システムと購買管理システムの連携

既存システムと購買管理システムの連携により、業務の効率化が期待できます。では実際に購買管理システムとの連携ではどのようなメリットがあるのか、そしてどのような連携方法があるのか、詳しく見ていきましょう。

購買管理システムとの連携について

連携で業務効率化を促す

既存システムと購買管理システムの連携において、大きなメリットとなるのは業務の効率化が促せるという点です。システムがそれぞれ独立していると、システムごとに入力・管理をする手間ができ、ミスが発生しがちです。

システムごとになぜか数値やデータが違う…となると、さらに確認する作業が発生し、確認作業にかかる時間もロスしてしまいます。 システムを連携しておけば、二重に入力作業の手間が省け、データを活用しながら業務が進められるため、効率化が促せます。

またミスも発生しにくく、余計な作業時間をとられることもないでしょう。

システム連携の方法は主に3つ

システム連携には3種類の方法があります。

ファイル転送

データを送るシステムが、必要な情報をファイルに出力して受け取り側のシステムに送信する、という方法です。送信の際はFTPやSMB、CIFSといった通信規格を使います。 ファイル転送でのシステム連携は、データ容量が軽く多くのデータを送信したいときに適しています。

一方、手作業でデータのダウンロードやアップロードをする作業が必要となるため、リアルタイムでデータのやり取りを行いたい場合は違う方法を検討しましょう。

API

ソフトウェアの一部をWeb上で外部公開し、機能や情報を共有して連携する方法です。公開されているAPIを利用し、ソフトウェアのデータを別のシステムで活用するという仕組みです。

リアルタイムでのデータ送受信が可能ですが、APIの仕様確認や実装に関しては、プログラマーやプログラミングの知識を持っている人を必要とします。接続しているシステムの機能に変更が発生した場合は、そのたびにプログラム改修も行わなければなりません。

メッセージ、キューイング

データの交換を直接行わず、第3のソフトウェアにデータを預けて連携する仕組みです。送信・受信のどちら側でも都合が良いタイミングでデータを受け渡しできるため、頻繁なデータ送信に適しています。 ただし、大容量のデータ送信にはあまり向いていないため、送信するデータの量に応じて検討しましょう。

連携できるシステムが豊富なほうがよりおすすめ

連携できるシステムは、購買管理システムの種類によって異なります。連携したかったシステムができない…となると、せっかくの購買管理システムも無駄になってしまいます。購買管理システムを選択する際に、どんなシステムと連携が可能かをあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

システム同士の連携にあると便利な機能

CSV出力機能

CSVファイルは、エクセル・メモ帳・メールソフト・データベースソフトなど、とても互換性が高く簡単に閲覧・編集が可能です。連携を容易に行うためにも、CSVの自動出力機能はあると便利な機能です。

APIデータ連携機能

APIのデータ連携機能があると、データのやり取りが自動で行えます。タイムリーな確認・共有を可能としてくれるでしょう。 自動更新なので、情報の更新にかかる時間も短縮できます。