購買管理システムのリプレイス

このページでは、購買管理システムを新しくするリプレイス（見直し）について注意すべきポイントやリプレイス後に意識すべき内容などを解説しています。適切な購買管理システムのリプレイスを叶えるための参考にしてください。

購買管理システムの乗り換えは業務効率化・コスト削減のチャンス

古くなったり機能として不十分になってしまったりした購買管理システムを使い続けると、様々な面で不具合やトラブルが発生するリスクが増大します。そのため、購買管理システムを適正にリプレイスして使用環境や管理状況を見直すことで、業務効率化を促進させたり、コスト改善を実現したりできるチャンスが広がります。

ただし、購買管理システムのリプレイスについてあらかじめしっかりとプランニングしておかなければ、システムを変更したせいで業務フローに狂いが生じたり、思いがけないトラブルが発生してコストが増大したりするリスクもあります。

そのため、まずは購買管理システムのリプレイスに必要なポイントを正しく理解しておきましょう。

購買管理システムのリプレイス・見直しのポイント

購買管理システムのリプレイスや機能の見直しに関して注意すべきポイントをまとめました。まずはこれらの前提条件をきちんと理解した上で、自社のニーズやシステムと購買管理システムとのマッチングを行っていきましょう。

自社ニーズに対して必要な機能は備わっているか

購買管理システムをリプレイスする目的は、老朽化したシステム機器や機能として不十分になったソフトウェアなどを刷新し、新しいシステムを活用して業務効率やコストパフォーマンスを向上させるというものです。そのため、そもそも新しく導入を検討している購買管理システムが自社のニーズに対して適しているかどうか、詳細なマッチングを行わなければ導入メリットを追求することもできません。

システムが必要な機能を備えているかどうかチェックするためには、まず自社のニーズを的確に把握してリストアップし、それぞれの項目と購買管理システムを比較検討することが必要です。

現在のシステムよりもコスト削減を目指せるか

業務効率化やコストパフォーマンスの向上を目的として購買管理システムをリプレイスしたとしても、それによって逆に運用コストが増大してしまっては、そもそもリプレイスをしないままの方が良かったという事態になりかねません。

また、新しいシステムを導入した後の運用コストやランニングコストが現状と変わらない場合、システム導入にかかったコストの分だけ損失が生じてしまう恐れもあります。

購買管理システムのリプレイスについては、必ず現状のシステムや利用環境よりもコスト削減やコストパフォーマンスの向上を叶えられるかどうか、長期的な運用による変化も含めて総合的に検証することが大切です。

導入後の管理・運用を手軽に行えるか

せっかく新しい購買管理システムを導入したとしても、使い勝手や設定方法が変わりすぎて管理作業がしにくくなれば、担当者の業務負担が増えるだけでなく業務上のトラブルやエラーが発生するリスクが高まります。

購買管理システムのリプレイスによってシステムの管理フローや運用手順が変わらないよう備えるためには、事前にしっかりとシミュレーションやトライアル利用などを行って、実際の操作性や利便性を確認しておくことが必要となります。

また、導入に際しては経営層だけで判断するのでなく、実際にシステムを操作する人や現場で働く人の意見も参考にしましょう。

現場や業務フローとのすり合わせ

新しい購買管理システムを導入したことによって業務フローや運用管理の流れに変化が生じた場合、それに応じて現場スタッフの作業内容や業務マニュアルなどを刷新することも重要です。

導入後に慌ててフローを変更した場合、どうしても新しい作業手順に慣れるまでトラブルやエラーのリスクが高まってしまいます。購買管理システムのリプレイスを検討する場合、あらかじめどのような変化や影響が生じるのかチェックした上で、導入前にマニュアルや注意点を社内全体で共有しておくことが肝要です。

アフターフォローの体制

どれだけ事前のシミュレーションや検証を重ねていても、新しい購買管理システムを導入したことで思いがけない変化やトラブルが発生してしまう恐れはあります。

そのため、アフターフォロー体制について確認しておくことが大切です。

不具合が発生した際の問合せ方法や対応方法、またサポートセンターの対応窓口の営業時間などもまとめて把握しておきましょう。

定着には導入後の改善も必要

リプレイスした購買管理システムをきちんと社内や業務フローに定着させようと思えば、必要に応じて業務の適正化やフローの改善といった導入後の取り組みも重要となります。

システムや周辺機器などを刷新した場合、どうしても過去の状況とは様々な面で違いが生じてしまいます。そのため、変更すべきポイントや気になるリスクなどが発見されれば、その都度、迅速に改善策や修正案をプランニングしてスムーズに実行していく柔軟さも欠かせません。また不安や心配は専門家に相談しましょう。

購買管理システムリプレイスのケーススタディ

事例1：業務効率や運用管理が効率化してコストが削減

リプレイス前

株式会社SUBARUではすでに購買管理システムを導入していましたが、時代に合わせて自社の要件や法令などが改正されるに従い、現行のコンプライアンスと旧システムとの間で不具合が生じやすくなっていました。またバージョンアップを適正に行えなくなり、新しい業務フローに対応できなくなっていたことも問題でした。

リプレイス後

現状の業務フローや自社要件、現行法といった各種条件を明確化した上で購買管理システムのリプレイスを行ったところ、業務フローを全体的に見直せるようになって業務効率が改善したそうです。また、社内全体でシステムの共有と一元管理が行えるようになり、運用管理のチェックがスムーズになった上、システム改善によるコスト節約も叶いました。

事例2：クラウド型の購買管理システムへリプレイスして業務が効率化

リプレイス前

A社が活用していた従来の購買管理システムでは全体的に非効率的な部分があり、システムの定期メンテナンスやデータのバックアップといった作業において業務負担やコスト負担が問題となっていました。一方、システム変更に伴うハードウェアの買い替えコストといった懸念材料もあったそうです。

リプレイス後

特別なハードウェアを必要としないクラウド型の購買管理システムへリプレイスしたことで、導入コストを削減しつつ、業務フローの効率化や情報共有の適正化といった目的を達成することができました。また、ネット環境さえあれば社外からシステムへアクセスできるため、業務の幅も広がったようです。

まとめ

購買管理システムのリプレイスは適正に実行することで業務効率を改善したり、無駄なコストを削減したりと様々なメリットを追求することができます。

ただし、システムのリプレイスや新しい環境の導入そのものにコストがかかることもあり、まずは自社のニーズやどうしてシステムのリプレイスを行いたいのかという目的を明確化した上で、条件に適した購買管理システムを比較検討することが大切です。