仕入れ管理とは「仕入れに関する業務を管理すること」です。仕入れ管理は商品やお金が動く最初の工程のため、いい加減にすると以降の管理で大きな狂いが生じかねません。仕入れ管理の具体的内容について解説します。
一般的に言われる仕入れ管理は、下記の流れです。
初めて取引する取引先や毎回価格が変わる商品の場合は、発注前に必ず見積もりをとり、内容を確認して仕入れるか検討します。仕入れることが決定したら、単発・継続どちらかの購買契約を締結して発注。取引先が受注すれば発注業務は完了です。
商品が入荷される際は、発注書と納品書に相違がないか確認します。問題がなければ確認印を押し、控えや受領書を入荷先に渡して検品完了です。
検収完了後は仕入れ伝票を作り経理に提出。経理が仕入れ台帳に記入・入力作業を担当するのが一般的。導入しているシステムによっては仕入伝票入力と台帳記載が連動しているので、経理は金額や支払い日のタイミングをチェックするのが役割です。
最後は支払業務です。単発なら取引が行われたときに支払うのが一般的。継続発注の場合は一カ月単位で集計し、まとめて支払うスタイルが多く取られています。
仕入れ管理で求められることは、適正な商品を適切なルート・金額で仕入れることです。仕入れ管理次第で、会社の利益が大きく変動します。たとえば、商品のマイナーチェンジに気づかず発注した場合、販売時に大きなトラブルとなりかねません。訴訟問題に発展したら、企業イメージを傷つけることにもなります。
季節商品なら仕入れる時期・数量も重要です。間違えると長期的に管理しなければならず、管理コストが上がるだけです。発注ミスで保管場所が足りなくなってしまったら、他に倉庫を借りる費用が発生し利益を圧迫します。仕入れ管理は利益にも直結する重要業務なのです。
仕入れ管理が抱える課題について説明します。
仕入れデータを紙帳簿やエクセルデータで保管する会社は多いでしょう。社内システムで共有化できていればよい方で、管理担当のみがデータを把握し、ノウハウもその人だけが持っているだけという中小企業はまだあります。担当者が急に休んだり退職した場合、その間の仕入れ管理作業に大きな支障が出て効率化からは程遠い状態になるでしょう。
そういった企業でなりやすいのが、各現場で仕入れ管理を自由にしてしまうこと。仕入れ先への支払いに問題がなければ対外的なダメージはありませんが、企業全体での管理・コントロールが取れず、コストを意識した業務効率化にはなりません。
人間ですからミスが起きるのはしかたありませんが、ミスを未然に防ぐ対策は必要です。ミスが続くと余剰在庫の増加や必要なときに在庫が不足するといった問題が発生します。経済的な問題とビジネスチャンスの喪失につながりますし、取引先に仕入れ管理ができていないと判断されると、信用問題に発展し取引中止になりかねません。
仕入れ管理を効率化する・課題を解決したいなら仕入管理システム(販売管理システム)の導入がおすすめです。仕入管理を特定の管理者だけではなく社員間で共有することで業務効率化が図れるのが大きなメリットです。作業の自動化、仕入データの透明化、一元管理により、誰かがミスしても他の人が気づく可能性が高くなるメリットもあります。
仕入管理システムを導入することで、結果的にコストカットやムダがなくなり、適切な価格での仕入れも可能となるため利益にもつながるでしょう。
購買管理システムを選ぶうえで、まずおさえておきたいのが導入実績・事例です。ここではネット上に出回っているあらゆる購買管理システムを調査し、導入実例や社名ありの事例を公式HPに記載しているメーカーの製品をピックアップ。導入費用・実績・パンチアウト接続(サプライヤサイトに直接アクセスできる)で比較してみました。(2021年5月調査時点)
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SAP Ariba | 3,000万円程度 | ※社数の記載はなし 横浜ゴム、日東電工など |
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