間接材購買をExcel管理するメリット・デメリット
間接材購買をExcel管理している企業は多いものですが、Excel管理にはメリットとともにデメリットもあります。Excelでの管理に疑問を感じられているなら、メリットとデメリットを比較して、自社の間接材購買管理により適した方法を見つけてください。
間接材購買をExcel管理するメリット
無料で使用できてカスタマイズもできる
間接材購買をExcel管理するメリットとして、カスタマイズができる上に無料で使用できることがあげられます。Excelはパソコンに付属することもあるソフトウェアであり、無料で利用できることも珍しくありません。その上、カスタマイズ性に優れているため、自社に適切な形で間接材購買を管理できる強みがあります。
他の部署との共有が容易である
他の部署との共有が容易であることもメリットのひとつです。オフィスソフトとして広く利用されているExcelなら、そのままの形式でファイル送信しても共有できます。出力形式を変えることも可能であり、Excelを使用してない部署とも共有できる使い勝手の良さは魅力です。またOffice365を導入することにより、ファイルの送信などを行わなくても瞬時に共有できるようになります。
テンプレートが豊富に用意されている
テンプレートが豊富に用意されており、自社に適したものを利用できるメリットもあります。Excelがあれば、間接材購買に適したテンプレートも利用できるはずです。
間接材購買をExcel管理するデメリット
手作業での入力が必要となりミスが発生する
間接材購買をExcel管理する場合、毎回手作業にて入力が必要となり、人為的ミスが発生しないとも限りません。ミスが起これば取引先との関係が失われてしまうこともあります。また手作業による入力は業務の煩雑さを招き、さらに入力のための手間や人件費も必要となるため効率性に劣る方法です。
セキュリティリスクが高くなる
簡単にコピーできるExcelファイルは、第三者などによって情報を持ち出されてしまうリスクを高めます。無料で使えることが多く、広く利用されているソフトウェアであるからこそ、誰でも閲覧し持ち出せる可能性が高いとも言えます。
状況把握がしにくくなる
間接材購買をExcel管理すると、状況把握がしにくくなることもデメリットのひとつです。Excel管理では担当者が手作業でデータを入力しなければなりません。すると担当者が入力するまでは在庫などの変化を把握できないため、情報把握にタイムラグが生じる恐れもあります。
購買管理システムを活用しよう
間接材購買におけるExcel管理には、無料で使えることや使い勝手の良さなどさまざまなメリットがありますが、対して業務が煩雑になることや状況把握がしにくくなること、セキュリティリスクが高まることなどのデメリットもあります。
これらのデメリットをカバーするに、購買システムの導入を検討してみましょう。購買システムを導入すれば間接材購買の情報を視認化できるようになり、購買担当者の負担が軽減。業務の効率化アップが期待できます。
