購買管理システムの機能

購買管理システムとは？

購買管理システムとは、購買に関わるプロセスを効率化させるためのシステムです。例えば以下の作業をサポートします。

• 価格の比較
• 資材の調達
• 振込依頼書の作成
• 購買状況の管理

これらの業務は、管理が煩雑になるほどコストがかさむものです。購買管理システムは、購買管理の効率化によるコストの削減を目的としたものです。

購買管理システムの機能

購買管理システムには、どのような機能があるでしょうか？

見積もり比較・発注機能

複数の発注先に見積もりを依頼し、見積もり結果を比較する機能です。結果に基づき、発注作業まで一括で行えます。手作業だと膨大な手間が必要だった見積もりや発注作業を、効率化させてコスト削減につなげます。購買の過程が可視化されるのもメリットです。

仕入先管理機能

取引実績がある発注先なら、以下の情報がデータとして残っています。

• 購入日
• 購入量
• 購入価格

次回の発注の際には、これらの履歴から価格交渉に役立てられるほか、新しい購入先を検討する際の比較要素にできます。同じ資材の価格を分析する機能があるシステムも選択可能です。

支払い管理機能

期日内に支払いできるように、支払い項目ごとに支払い状況を可視化します。ステータスが確認できるため、支払い忘れによるトラブルを軽減できます。

納期管理機能

製造業であれば、納期管理機能があるなら、生産計画通りになっているかチェックできます。資材が必要なタイミングで用意できているか、全アイテムの納期を管理しおけば生産遅れによる損失を予防できるでしょう。

購買管理システムを比較するポイント

購買管理システムを比較するポイントとなる点をご紹介します。

目的に合った機能か

購買管理システムはどのような資材の購入を管理したいかによって適したシステムが異なっている場合があります。購買管理システムの購入目的からどのようなシステムがマッチしているか確認しておきましょう。

購買方法への対応

見積もり比較を重視するか、それともカタログを比較する必要があるのかによっても比較するポイントが異なります。スポットでの購買が多いなら、見積もり依頼から発注先選定までできるシステムがよいでしょう。一方でカタログでの購買がメインなら、カタログ機能があるかチェックしましょう。

既存のシステムとの連携

既存の取引先とシステム連携できるかも大切。カタログを横断検索したり、カタログを自動更新したりできる機能があると、より効率的に交渉を進められます。その他には、会計システムや生産管理システムと連携できるなら、全社的に運用の効率化が図れます。