購買管理システム導入時に
注意したいポイント
事業を運営するにあたって、商品を仕入れる・購買するなどの行為は必要不可欠でしょう。そう言った業務をスムーズに行えるようサポートするのが、購買管理システムです。このページでは購買管理システムを導入する際の注意点をメインに紹介しています。
購買管理システム導入における落とし穴
とりあえずECサイトを活用するようにした結果、実績が分散
ECサイトを統一せずに、現場の判断で多種多様なECサイトを活用するケースもあるでしょう。そうなれば購買実績が、それぞれのサイトに分散し、業務の状況を分析し改善することが難しくなってしまいます。そのためECサイトの活用を進めるだけでなく、分析・改善などを行うための情報を蓄積するためのシステム構築が大切です。
「脱FAX」を目指して、とりあえずWeb-EDIを導入
まずFAXから脱却することを目指した結果、Web-EDIを導入したものの、メールを活用して注文書などをやり取りできるので、Web-EDIの導入の意味が分からなくなり本格的に活用しないケースがあります。もちろんFAXから脱却することは業務改善を行う上で大切な試みでしょう。まずは目的を明確にし、その目標に向かって進むための手段が適切かどうかを事前に検討することが重要です。
「DX」を目指したシステムで、業務効率が低下
従来のシステムを脱却し、DXを目指したプロジェクトによって業務が非効率になってしまうことがあります。たとえば受け入れるまで価格が決定しない資材の場合、従来は受け入れ時に価格を変更していたにも関わらず、新しいシステムだと発注の段階に戻って、やり直さなければならないケースがそう。この場合、従来のシステムよりも工数が増えてしまい、業務負担が大きくなってしまうでしょう。このような状況に陥った理由は、新しいシステムの導入を急ぎすぎたことがほとんどです。
そのため現時点で活用しているシステムの仕様・業務を整理することから始めることが大切になってきます。そのうえで、どのようなシステムが適しているのか検討するようにしましょう。
購買管理システム導入におけるポイント
システムの導入で目指すゴールを明確にする
システムを導入するうえで、まずはゴールを明確にすることが大切です。導入の目的やゴールがあいまいだと、思うような効果が得られない可能性も高く、購買管理システムを上手く活用できません。たとえば購買管理システムを導入することで、購買業務の効率化・コスト削減・不正防止・内部統制の強化などのメリットがあります。そう言ったメリットを参考にしながら、自社で目指すゴールを検討しましょう。
システム導入のスコープを明確にする
ゴールが明確になれば、導入したいスコープを検討していきます。対象となる品目は何か、対象となる業務は何かを考えていきましょう。対象となる品目を考えるときは、自社の業務で取り扱っている品目を整理し、どのような品目があるのかをハッキリさせておきます。次に対象となる業務は、どの分野に対し購買管理システムを活用するのかを整理していきましょう。たとえば発注から支払までの一元管理だけをしたいのであれば、見積もり・購入依頼などの分野は必要ありません。内部統制を強化したいと考えるのであれば、見積もり・購入依頼までの導入が必要となってきます。
新システム導入の方針を決める
システムを導入するゴール・スコープが明確になれば、そのあとは導入の方針を決定するだけです。予算や導入時期などを考えたうえで、検討することが大切になってきます。それはリーズナブルかつシンプルなシステムを導入しても、自社の業務をシステムに適応できれば問題ないでしょう。一方、システム導入に時間も費用も掛かるような高性能なタイプを導入したとしても、自社の業務に適していなければ無駄になってしまいます。そのため自社がどのようなことを実現したいのか方向性を決定することが大切なのです。
