購買管理システムのフローを解説
購買管理システムを活用するには、フローが大切。代表的な業務フローについて、システムのタイプごとに解説しました。
購買管理システム
のフロー
買い手側視点の購買管理システムでは、特定のサプライヤにこだわることなく、多数の見積りを取り競合を促せるので、最適価格で取引できるのがメリットです。
購入する商品、数量が決まったら、見積機能で相見積もりを取り、依頼するサプライヤを選定。発注申請から管理者の承認、物品が届いたら検収、そして支払いまでが一連のフローです。
購入する物のカテゴリによって複数の承認パターンを作成できるシステムもあります。
通販サイト+α型
のフロー
サプライヤが提供している通販サイト+α型は、一般的なECサイトの感覚で使える簡単さがメリットです。購入する商品を特定して、買い物かごに入れ、確定するまでがシステム内でできること。
システムの中で購買フローを作るのではなく、自社の購買フローの中にサイトでの購買作業を組み込むことになります。購買品の特定や見積り、承認はシステムの外でフロー化しましょう。複数のサプライヤを利用する場合は、それぞれのサイトへのログイン、個別作業が必要です。
自社にあう業務フローが作れる
システムを
導入する
購買管理システムを導入するときは、自社にあった業務フローが作れるものを選ぶことが大切です。従来の業務フローに近ければ、実務できちんと運用できるでしょう。逆に従来と比べてフローが煩雑になると、現場の担当者がシステムを使わず従来の方法で発注してしまい統制が取れなくなるかもしれません。
自社の業種とマッチングしているかも大事なポイントです。購買管理システムが得意な業種を見て導入することで、適正価格での取引ができるでしょう。
購買管理の業務フロー
購買管理の業務フローは一般的に下記の流れです。
- 購買依頼書の申請
- 購入先の選定
- 発注
- 納品と検収
- 請求書処理
各業務を解説します。
購買依頼書の申請
各部門が求める商品をまとめて、購買部門へ購買依頼書を出します。商品以外にも数量や納期の決定も必要です。いい加減にするとしわ寄せが後に来て管理がむずかしくなります。
どんな人でも商品リストを出せるように申請書の用意も必要です。購買管理システムで申請できるならスムーズに管理できます。
購入先選定
購買依頼書に基づいて購入先を選びます。購入先の選定は慎重な判断が必要です。望んでいる商品を取り扱っていても、品質が悪くて万が一トラブルに発展すれば、購入先に限らず自社の責任問題になります。
顧客からのクレームがたくさん来れば、信頼は失われるでしょう。しかし品質がよくても価格が高過ぎればコストを圧迫します。また、求めている商品を幅広く取り扱っている取引先なら、在庫がなくなるたびに取り扱っている会社を探さなくて済むのです。現在進行系であることと同時に、将来も見据えた選定が求められます。
見積作成依頼
商品を取り扱っている企業は、1社ではなく複数社見つけたほうがいいでしょう。決まったら各社に見積もり依頼を出してもらいます。見積もりでチェックしておきたいのは適切な価格設定です。品質と価格が適切だと感じられる企業を選んでください。
見積もりの結果「もうちょっと安くして」と値切るのはおすすめできない行為です。少々なら大きな問題にならないかもしれませんが、購入側、お金を出す側だからと高圧的な態度に出れば、相手の印象は悪くなります。「あっちが無理をいうんだからしかたがない」と納期遅れ、商品の質が下がる結果になりかねません。相場と比較しても適切という点で、見積もりは見たほうがいいでしょう。
依頼先選定
依頼先の選定は、作成してもらった見積もりと、品質、納期、価格で比較します。購入先が決定したら、売買契約書を取り交わすのは必須です。売買契約書に記載するのは、品名、価格、輸送方法や支払い方法などの条件を内容として記載します。
中には初めて取り引きをするのではなく、過去、すでに取引があった企業の場合もあるでしょう。その場合、2回目以降は省略するケースもあります。
発注
見積書に基づいて発注します。正式に発注するには、購買部門の責任者の押印が必要です。その後、購入先に送ります。発注書の送付は、購入先の指定に基づいて実施してください。送付後、発注書が届いたかどうか電話やメールで確認すると確実です。
注文書は取引先が受理しなければ、正式に発注したとはいえません。企業や状況によっては、取引先の責任者が押印して返送してくれます。返送された注文書は保管が必要です。紛失するとトラブルに発展したとき、こじれるリスクがあります。「メール履歴が残っている」というだけで油断せず保管しておきましょう。
納品・検収
正式に発注後、先方に受理されると、後は商品が届くのを待つだけです。通常は指定納品先に、注文資材が納品されます。納品されたら、数量や品質にミスがないかしっかりとチェックしてみてください。人間がすることですから、注文書と違った商品が納品される可能性もあるからです。
必要なら受領印を押印し、受領書を運送業者に渡すことも求められます。ただ、取引先の問題で納期が遅れるケースもあるため注意が必要です。購入先に電話やメールで確認、督促しましょう。購買管理担当者は販売管理担当者に状況の引き継ぎもしておいたほうが無難です。
請求書処理
最後は請求書の処理です。購入先から請求書が届いたら、請求金額と支払い締切日を確認します。その後、経費精算等の処理をしてください。数量もしっかりと確認が必要です。単価は安くても数量が多ければ金額も比例して大きくなります。請求書に注文通りの数量と金額をチェックしてください。
棚卸管理もしたほうがいいでしょう。原材料のストック、売上に大きな影響を与える商品は、欠品があると利益の損失につながります。経年劣化も問題です。定期的に棚卸しをして、在庫に問題がないかチェックしてみてください。問題があれば改めて対応が必要です。
購買管理の内部統制のポイント
購買管理では内部統制が重要です。内部統制がいいかげんだと、ムダなコストやミスが増えかねません。不正行為の発見が遅れる可能性もあります。購買管理における内部統制のポイントを解説します。
購買基準を決める
購買基準を明確化します。購買担当社によって品質や価格が異なれば安定しませんし、混乱が生まれます。商品の品質や仕様や取引先の選定条件は、最初に明確に決めておきましょう。購買基準が明確化すれば、担当者ごとに取引先が変わったり、品質や価格が変わったりするのを予防できます。
購買管理規定やルールを定める
規定やルールをきちんと決定してください。その点を甘く考えると不正の発生リスクが高まるからです。「ガチガチに縛ると窮屈だ」と考えなくてかまいません。購買管理規定とルールを明確化し、不正とはなにか？具体的になにすれば不正になるのか？不正をしたらどんな不利益があるか現場に周知すれば、リスクを考えて行動に移さない可能性が高くなります。
発注者と支払い担当者は分ける
発注者と支払い担当を同じ人に兼任させる状態は避けるのがベター。担当者1人の裁量で購買ができてしまうため、不正をしようとすれば自由にできる状況を作ってしまうことになります。ダブルチェックが行われない現場では不正が横行してしまう原因になりかねません。きちんと分けて、1人が好き勝手できない状況と環境を作ることが大切です。
まとめ
購買管理システム・サービスは大きく分けて、「購買管理システム」「通販サイト+α型」「通販サイト型」の3つがあります。ここでは、それぞれのタイプ・システムごとに機能や対応範囲は異なりますので、自社にあうフローが作れるシステムを選ぶことが大切です。
TOPページではタイプの解説やおすすめの購買管理システムを紹介しています。ぜひ参考にしてください。
