購買管理システムを導入するメリットや効果は？
購買管理システム導入で得られるコスト削減や業務の簡易化、内部統制の強化などのメリットや効果について紹介します。
購買コストを削減できる
購買管理システムを導入すると、全ての購買業務をシステムでおこなうことになり、購買を一本化できます。これまで部署ごとにバラバラだった購買が一つにまとまれば、スケールメリットを得られるかもしれません。見積もりで競合を促せば、コスト削減に繋がります。無駄な買い物も削減できます。
また、購買データが記録されるため、そのデータを価格交渉に使えるのもメリットです。購買実績をデータで提示できれば、適正価格での購入が実現します。
購買業務が効率化できる
購買業務は、発注伝票の作成や帳票のファイリングなど、作業が必要です。調達先によって手順が異なるケースも多いでしょう。こうした購買業務を整理して効率化できるのも購買管理システム導入のメリットのひとつです。
購買管理システムでは発注伝票をシステム上で簡単に作成できます。電子化により帳票はデータで管理できるので、ファイリング作業も不要。購買プロセスが簡略化され、人的ミスも防止でき、業務時間の削減につながります。
フォーム入力や申請書類の提出といった事務処理は意外に煩雑です。購買管理システムを使用すれば、発注先のフォーマットに合わせてシステム入力するだけで発注可能。書類作成時間を大幅にカットできるため、業務全体の効率化も期待できるでしょう。
ヒューマンエラーを防ぐ
発注個数はもちろん、納期や状況管理などの取引データを簡単にチェックできるのが購買管理システムです。数量を自動で引用したり取引実績をすぐに参照できたりするので、複数の取引先に発注する際に起こりがちな個数ミスや数値ミスも防げます。データ改ざん不正を防げるのでもメリットと言えるでしょう。
ペーパーレス化を促進できる
伝票や購入依頼、見積もりや注文書など、一部ペーパーレス化できていない業務の効率化に威力を発揮します。購買関連書類を電子データで保管すれば、移行前の過去データも簡単にチェック可能。保管スペースの維持も必要ないため、経費削減にも期待できます。
支店情報も本部で一括管理できる
購買管理システムでは全国各地の拠点や、管轄をまたぐ部署で購買履歴も一括でデータ管理ができます。部署ごとや支店ごとでデータを比較できるため、経費見直しによる購入先の検討もしやすいでしょう。物品重複チェックもスムーズにできます。
内部統制を強化できる
購買業務は、その不透明さから、不正が起きやすい業務でもあります。そこで、購買管理システムを導入し、承認ステップをフローに組み込むことで、業務内容の監視が可能。システムなら管理者がどこからでも進捗を見ることができます。
取引先や購買担当者によってバラバラだったフローを統一し、内部統制も強化可能。
誰がいつ申請して承認したかが記録に残るので、無駄買いを抑制。見積もりをフローに組み込んで、取引の不正も防止できます。
購買管理システムはそれぞれの特徴を比較して導入しよう
購買管理システムを導入すると、作業効率化はもちろん経費削減効果が期待できます。
購買管理システムを選ぶときは、課題解決優先順位が高いものを改善できるソフトを選ぶと良いでしょう。業務効率を改善したいなら自社仕様にカスタマイズすると便利ですし、発注・管理作業の軽減なら既存システムで対応できる範囲はかなり広いです。
導入して終わりではなく、アフターフォロー体制が充実している購買管理システムを選ぶと、トラブル発生時もスムーズに対応できます。有益な購買管理システムを導入し、自社の業務発展を推し進める一助としてください。
まとめ
購買管理システムを導入すれば、これまでバラバラで不透明だった購買業務が統一・可視化されます。業務時間の削減につながるだけでなく、システムに蓄積されたデータを価格交渉の切り札に使えるのもメリットです。また、内部統制も強化できます。
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