課題解決に導く「購買管理システム」の入門書

企業が購入する物品は、直接材と間接材があります。直接材は、製品の部品になる材料など、直接売り上げに関わる物品のこと。一方、間接材は、間接的に売り上げに関わる物品のことで業務に使用する工具や文房具などのことです。

製品に直接使われる直接材は厳重に管理されている会社が多いですが、間接材は管理しづらく、緩くなりがちです。しかし、間接材をデータで可視化すれば、価格交渉もできるようになり、大きなコスト削減につながります。

SaaSとは「Software as a Service」の略語。インストールするのではなく、ユーザー側はクラウドなどのネットワーク経由で対象のソフトウェアを使用できます。購買管理システムでいえばSOLOELやcoupaなどが該当し、SaaS型が主流になりつつあります。

購買管理システムを導入する際に迷いがちなのが「クラウド版とオンプレミス版のどちらにするか」。クラウド版はネットワーク経由でソフトウェアをすぐに利用でき、一方のオンプレミス版はサーバーなどのインフラ調達が必要になりますが、カスタマイズできる範囲が広かったりとそれぞれに長所・短所があります。事前にしっかりチェックしてきおきましょう。

購買管理システムは導入にあたって費用がかかるものがほとんどです。費用をかけてでも導入するメリットは、「コスト削減」「業務の簡易化」「内部統制の強化」など。長い目で見て利益につながる大きなメリットがあります。

SOLOELやcoupaといった購買管理システムだけでなく、購買業務のサービスには「通販サイト型」とそれに購買管理機能を備えた「通販サイト+α型」があります。それぞれのシステム・サービスでどれだけ業務が効率化が図れるのか、どんなフローになるのか事前に把握しておきましょう。

いつも利用している外部のカタログサイトにシステム経由でそのまま利用できるのがパンチアウト連携。バラバラに発注していた商品をシステム側のカートに統合し、データを可視化・一元管理することもできます。

集中購買は本社で一元管理ができ分析も容易になるため、データに基づいた値引き交渉もしやすくなり、分散購買は各事業所が現場単位でのニーズに合わせた、柔軟な対応が可能です。運搬コストも減りますが、少量発注が多くなるため価格交渉がむずかしくなります。

購買システムは業務効率化を図るために有効なシステムです。データの一元化や情報の共有など購買業務の負担を軽減できます。ただし、購買システムですべてカバーできるわけではなく、適切な取引先の選定や交渉に関する事は人間が対応など、作業の切り分けが必要です。

販売管理5原則は、適切という言葉を共通項とした「取引先の選定」「品質」「数量」「納期」「価格設定」で構成されています。厳密なルールではありませんが、販売管理の基本です。販売管理5原則を無視すると効率性が悪くなり、企業の信頼性から利益まで悪影響を与える内容です。

仕入れ管理とは、仕入れに関する管理業務全般を指しています。商品の数量や金額だけでなく、商品の仕入れルートや材料・材質、仕入れのタイミング、適切な保管場所・製造場所の管理も網羅。仕入れ管理が適正に行われると、業務効率化が期待できます。

ローカルカタログ（CIFカタログ）とは、製品・サービスに関してのデータを含んだ静的ファイルです。カタログファイルを購買システムに登録・公開すると、そのカタログに掲載されている商品が選択できます。とてもシンプルで複雑な設定がなく、対象となるサプライヤーも限定されず、簡単にカタログ作成が行えます。

既存システムと購買管理システムの連携により、業務効率化が期待できます。連携方法には主に3つの種類があるため、適した連携方法を見つけましょう。さらに便利な機能があれば、より連携もしやすいです。

購買管理システムとともにぜひ活用したいのが、「Web-EDI」です。Web-EDIとはブラウザやサーバ上で電子商取引が行えるようになるシステムのことで、低コストかつ簡単に導入でき、セキュリティレベルも高いため、電子商取引を行ったことがない場合でも導入しやすくなっています。

購買管理システムを導入するべき企業には、いくつかの特徴があります。基本的に紙媒体による取引を手動で行っている企業ですが、備品や消耗品の購買や管理にかかる手間で悩んでいる企業も該当します。購買管理システムは導入方法も簡単なので、ぜひ企業での導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

間接材購買をExcel管理している企業は多いものです。Excelには使い勝手が良いというメリットがありますが、反面、手入力が必要なことや情報の変化を把握しにくいこと、セキュリティリスクが高まることなどのデメリットもあります。これらのデメリットは購買システムの導入によって克服できるはずです。

ERPは社内業務全体を一元管理する基幹システムのことであり、購買管理システムとは「ヒト」「モノ」「カネ」以外のデータも集約できることが違いです。EPRを導入すれば部署の垣根を超えて社内全体のデータを視認化したり、分析したりできるようになるため、経営者層の判断や社内データの分析にも役立ちます。

間接材購買をDX化すると、コスト削減や業務効率化などのメリットが得られます。間接材購買におけるDX化のポイントは大きく4つです。購買方針や導入目的をきちんと決める、プロジェクトメンバー間で共有する、データの蓄積や活用を意識する、パーチェシングのみでなくソーシングもシステム化するなどが挙げられます。

間接材購買において重要なQCDとは、Quality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)のそれぞれの頭文字をとって並べた言葉です。品質、コスト、納期の順で重要度が高くなっています。QCDを意識せずに間接材購買を行うと、品質が低下する恐れもあり、さらには納期の延期やコストの増大などにつながる恐れもあるため注意が必要です。

間接材購買の業務プロセスである「ソーシング」とは、取引先の選定・交渉のことを指します。より良い条件で間接材を購買するには、取引先を選定し、交渉した上で条件を定義しなければなりません。そこでソーシングを行えば、自社が求める条件にて、自社に適した間接材を購買できる可能性が高まります。

企業における「ガバナンス」とは、企業が自社によって健全に管理される体制のことを指します。しかし間接材購買により、ガバナンスが低下してしまうことも少なくありません。部署・部門間で購買する間接材が統一されていないなどのケースが考えられ、社内における間接材購買の統一性が重要となります。

「マーケットプレイス」とは、インターネット上にある電子取引所のことです。インターネット上で売り手と買い手を結びつけるものですが、「B to B」「B to C」「C to C」の3種類があります。その中でもB to Bマーケットプレイスは規模が大きく、企業の購買管理にとって様々なメリットがあるものです。

販売管理とは、自社の商品を販売するための一連の業務を管理することです。商品を販売するには資材を仕入れ、製造された商品の在庫を管理しながら受注を受け、出荷し、請求を行う流れが必要となります。そのため販売管理とは、企業の金銭と物を管理する業務だと考えられます。

購買管理に関するセミナーは、最新情報へのアクセス、双方向の学び、有益な人脈構築のメリットがありますが、費用対価値判断の難しさと営業活動の標的にされるリスクも潜んでいます。適切なセミナーを選び、効果的に活用することで、購買管理のスキル向上に寄与できるでしょう。

建設業における販売管理システムの導入に際しては、建設業向けの適切なシステムの選択が鍵となります。適切なシステムを選ぶためには、そのシステムの導入実績、各部門での使いやすさ、そして既存のシステムとの連携可能性などを考慮しなくてはいけません。

購買管理システムの展示会では、製品デモやセミナー、プレゼンテーションが行われ、購買管理システムの機能や使い勝手を実際に見る機会が提供されます。参加者は、システムの操作方法や利点を詳細に理解できます。また、製品に関する不明点があればその場で解消できるのも大きなメリットです。

インボイス制度により、購買管理システムにも様々な影響があります。たとえば仕入れ先からインボイスが提供されない場合、仕入れコストが増加するリスクがあります。また、業務フローの変更や新たな情報の証憑管理が必要になる場合もあるでしょう。購買管理部門はインボイス制度の変化に迅速に対応することが求められます。

CSR調達とは、企業が社会的責任を持って調達を遂行するアプローチです。たとえば人権やモラルをないがしろにしている企業を選ばない、消費者や社会に対する責任を持っていない企業を選ばない、といったアプローチです。自社のブランドイメージを損なわないために、CSR調達は非常に重要です。

グリーン調達とは、環境に配慮している資材・原材料、企業を選ぶ調達方法です。昨今、環境に対する意識は、企業だけでなく消費者の間でも高まりつつあります。環境問題を解決するため、環境問題に向き合う姿勢を見せるため、企業イメージのためにグリーン調達は重要です。

小売業では在庫管理において負担が大きくなりがちです。小売業で購買管理システムを導入すると、在庫管理や棚卸し業務が効率化されたり、ニーズの予測に役立ったりするため導入する意味は大きいと言えます。自社の目的にあっていること、料金や機能性が適正であることなどを考慮しながら購買システムを選んでください。

購買管理システムを飲食業にて導入することには、コスト削減、人為的ミスと業務効率軽減などの効果が期待できます。飲食業では日々の売上管理とともに仕入先との取引管理が必要となりますが、飲食業に特化した購買管理システムを導入すれば業務効率の向上を図ることができます。

医療業界で購買管理システムを導入すると、コスト削減や業務効率化に役立ちます。しかし選び方にはコツがあり、医療業界に特化したシステムを選ぶこと、使いやすく既存システムとの連携が行いやすいシステムであることなどが条件です。選び方のコツを知ったうえで適した購買システムを選びましょう。

流通業における購買管理システム導入には、多くのメリットがあります。業務効率化やコスト削減効果に加え、ミスの軽減、生産性維持などに役立つのが購買管理システムです。流通業では販売・在庫管理がメインであり、インボイス対応のシステムを選ぶことがポイントとなります。選び方のコツも知っておきましょう。

ホテル業界ではフロント業務や顧客情報の管理に購買管理システムが役立ちます。宿泊予約や確認の自動化に加えて、館内の混雑状況などをリアルタイムに把握できる便利機能もホテル業務の円滑化につながるでしょう。顧客満足度の向上にもつながるためシステムの導入を検討してみてください。

広告業では、受発注などの購買管理に加えてスケジュールの把握や進捗状況の把握が重要です。購買管理システムの選び方としては、会計管理に関する機能のほかにもシステム連携によるスケジュールの確認ができるものを選ぶことで、業務の漏れが予防できます。

購買に関するさまざまな業務や流れを電子化する購買管理システムは、教育業界でも省人化や経理部門への負担軽減に活用できます。経費精算など、金額や件数が膨大になりやすい部分を自動化するため、人の手による管理の負担がなくヒューマンエラーの防止にも役立ちます。

通販業界では、仕入れ・在庫管理・売上管理などのプロセスをサポートし、データを適切に管理する購買管理システムが適しています。クラウド型のように運用しやすいシステムや、自社の抱える課題・解決したいポイントに合わせて、導入に適したシステムを選びましょう。

AIを活用した購買管理は、企業の購買プロセスをより効率的にするものです。購買管理業務でAIを活用するメリットとして、購買業務の効率向上、費用削減などが挙げられます。さらに使いやすいインターフェースや直感的な操作性により、従業員の負担を軽減し、意思決定のサポートにも役立っています。

購買管理システムにはトライアルが用意されているケースが多いです。トライアルの目的としては、システムの機能を評価し、企業のニーズに適合しているかどうかを確認することが挙げられます。一定期間に集中して評価できるのも、トライアルを利用する大きなメリットです。

コスト削減や品質向上、リスク分散などのメリットがあるグローバル調達。人件費や材料費が安い国から調達することで、製品の価格競争力を向上させることが可能です。グローバル調達はいくつかのステップを踏んで行う必要がありますが、購買管理システムを活用することで調達業務の効率化と透明性の向上を実現できます。

間接材購買において、災害対応は非常に重要です。災害対応がされないとビジネスチャンスの喪失や事業活動の縮小、復旧遅れによる顧客離れ・業績悪化などを招く恐れがあります。購買管理システムを活用することでこれらのリスクを抑えることが可能です。

納期管理機能を備えた購買管理システムを利用することで、納期スケジュールの管理が容易になり、納期遅れへの迅速な対応が可能になります。納期が遅れて生産工程に支障が出る可能性も少なくなるため、生産効率向上に役立つでしょう。

購買管理システムには、電子承認機能が搭載されているものもあります。この機能を活用することで、購買業務の各段階でワークフローを構築でき、業務全体の効率化が図れます。また、業務の可視化によって不正防止にも効果的です。

間接材購買におけるコスト低減や生産性向上に役立つのが、間接材をカテゴリー別に分類して調達戦略を打ち出す「カテゴリーマネジメント」です。しかし実施するには注意点もあります。取引先との関係性を強化すること、選択権を持つことなど、注意点を参考にすればより有利な購買となるでしょう。

間接材購買業務にはさまざまな課題があります。コストがかかりすぎていたり、ガバナンスの低下が見られたり、競争力を高められなかったりすることが課題といえるでしょう。しかし購買システムを導入することにより、それらの問題を軽減できる可能性があります。課題をどのように軽減していくべきかについて解説する記事です。

間接材には「補助材料費」「工場消耗品費」「消耗工具器具備品費」と3つの種類があります。しかし企業によっては仕入れている間接材の種類について把握しきれていないこともあるでしょう。管理が難しくなることがあります。間接材を種類ごとに管理するにはどのようにするべきか解説します。

間接材の会計処理は、主に「購買時」「消費時」「月末の管理」の3つの段階にわけられます。購買によって材料という資産が増え、消費によって減り、帳簿と実際の在庫に差異がないか月末に確認を実施するステップです。正しい方法を知らなければ適切な処理とならないこともあるため、会計処理について解説します。

購買管理においては有利に取引を進めるために、「見積業務」が重要となります。見積業務では相見積もりをしたうえで業者を選定すること、購買管理システムを活用して購買管理全体を管理することなどが有効な方法です。購買管理における見積業務について解説します。

棚卸業務は購買管理において、正しく在庫を管理するため欠かせない業務です。帳簿上の記録と実際の在庫が一致していない場合、必要な材料や部品の不足に気づけない可能性があります。その結果、製造工程が滞り、商品を予定通りに生産できない、あるいは納品スケジュールに遅れが生じるといった問題を引き起こすことが考えられます。購買管理における棚卸業務とはどのようなものか、ポイントとともに解説します。