購買管理システムを導入するべき企業の特徴
購買管理システムはほとんどの企業にとって便利なものですが、特に導入を検討したい企業があります。どのような特徴を持つ企業であれば購買管理システムの導入に向いているのか、導入の際の流れとともに見ていきましょう。
購買管理システムを導入したい企業
仕入先との取引を手動・紙媒体で行っている企業
仕入先との取引に紙媒体の見積書・請求書などを用いており、取引の工程を手動で行っている企業は、購買管理システムを導入すればさらに便利になると考えられます。
取引の件数が多いと、紙媒体の手動作業では工数が多くなりがちです。購買管理システムを導入すれば取引に関する一連の作業を電子化でき、業務効率や管理について効率化を目指せます。
備品の調達に手間がかかっている企業
取引だけでなく、備品の調達に手間がかかっている企業でも購買システムの導入によって便利になるはずです。購買システムは備品や消耗品の調達自動化にも利用できます。
今までは手動で行っていた補充発注業務や管理業務を電子化すれば、担当者の業務を圧迫することはなくなり、本来行うべき業務に集中できるようになるはずです。
保管スペースが圧迫されている企業
備品や消耗品の在庫で、保管スペースが圧迫されている…ということはありませんか？購買管理システムを導入すれば、企業内に保管スペースを作る必要はなくなります。
購買管理システムを提供している企業が持つ物流センターにて、預かってもらえるサービスが提供されていることも多いためです。保管により場所が圧迫されているという企業は、購買管理システムを利用すれば業務を行うための場所が広くなります。
取引の内容を担当者しか理解できていない企業
見積もりや交渉履歴について、取引の担当者しか理解できていない企業も、購買管理システムを導入するべき企業のひとつです。取引の内容がブラックボックスとなっていては、正しい取引が行われているのかどうか、上層部が把握しにくくなってしまいます。
購買管理システムを導入すれば取引の履歴ひとつひとつがわかりやすくなり、明瞭化されるはずです。
購買管理システム導入の流れ
それでは企業に購買管理システムを導入するための流れについて見ていきましょう。
- 分析
- 要件定義
- 提案
- 設計・開発・テスト
- データ収集・設定
- システム連携
- 導入支援
- 導入
購買管理システムの提供企業により導入までの流れは変わりますが、一般的には現状を分析した後に要件定義を行って提案をし、それから設計・開発に進みます。
テストを経た後にデータの収集や設定、企業内の既存システムとの連携を行って、導入支援を実施する流れです。導入支援では購買管理システムを使いこなすための教育や説明会などが行われます。
その後、マニュアルの作成や説明会の実施が終わったら本格導入となります。本格導入後にもヘルプデスクによる利用支援や運用の保守などがあるので、困ったことがあってもすぐに対処してもらえるはずです。
